Seis lições de uma implementação de ERP concluída antes do prazo

O sucesso não é um acidente estatístico. É o resultado de uma boa liderança, gestão e técnica.

Bob Lewis, InfoWorld

Publicada em 24 de novembro de 2011 às 08h42

Aqui está algo que você não ouve todos os dias: "Nossa implementação SAP terminou antes do previsto".

Desculpe, deixe-me reformular isso. Ouvir sobre uma implementação SAP que terminou antes do previsto é como ouvir que alguém capturou o monstro do Lago Ness e o transformou em atração de um passeio infantil. É tão provável quanto solicitar suporte técnico e a voz do outro lado da linha não insistir para que você reinicie o PC.

Implementações SAP não terminam antes do previsto. Não conseguir terminar é muito mais provável. Mas a Daiwa House Industry não só completou a sua implementação SAP antes do previsto, como o faz apesar da interrupção forçada pelo terremoto Tohuku - aquele que mediu 9,0 na escala Richter e obrigou o fechamento de várias usinas de energia nuclear no Japão.

Intrigado, resolvi conversar com os responsáveis pelo projeto de implementação SAP da Daiwa House, Kyoji Kato, diretor executivo e gerente geral da divisão de sistemas de informação da companhia, Ryuzo Matsuyama, líder de projeto e Isao Nakae, diretor da divisão SAP da Fujitsu Kansai Systems, parceira da Daiwa House ma execução do projeto.

O que ouvi? Seis lições valiosas de quem soube transformar grandes desafios em um sucesso estrondoso.

Lição No. 1: Ter equipe esperando trabalho é melhor do que ter trabalho esperando quem possa executá-lo.

Todos os três entrevistados enfatizaram que mudanças nas técnicas tradicionais de gerenciamento de projeto teve um enorme impacto, resultando em reduções de 25% no tempo de duração de cada fase do projeto.

Este não é o lugar para um tutorial sobre o assunto (entre outros motivos, eu não sou qualificado para isso), mas um dos pontos mais críticos é evitar a todo o custo que etapas do projeto sejam adiadas porque o pessoal não estará disponíveis para trabalhar na próxima tarefa. Sem trocadilhos, tal atraso desencadeia uma reação em cadeia nas tarefas seguintes.

Em outras palavras, o caos se instala, e cada início tardio faz com que as linhas de tempo de toda a cadeia dependente de tarefas passe a ser imprevisível.

Lição No. 2: Multitarefa é mais prevalente e mais prejudicial do que imaginamos.

As empresas que não compreendem a importância da Lição No. 1 inevitavelmente tentam maximizar a utilização de pessoal. Parece fazer sentido. Afinal de contas, a qualquer hora paga a um empregado para não fazer nada soa como desperdício. O problema é que a maioria das tentativas de maximizar a utilização pessoal faz mais mal do que bem.

Apesar de as pessoas terem a sensação de que conseguem fazer várias tarefas ao mesmo tempo com a mesma eficácia, na prática isso não acontece. De cada 50 profissionais, apenas um tem condições de efetivamente focar em várias atividades ao mesmo tempo. O restante altera a atenção, o que compromete eficiência e produtividade.

Já mencionamos um problema: o caos do projeto em cascata. Além disso, manter os funcionários ocupados significa insistir na multitarefa. O que a palavra realmente significa é ter de mudar de uma tarefa para outra, muitas vezes de forma imprevisível. Pergunte a qualquer pessoa cujo trabalho requer esforço concentrado que impacto isso tem. A resposta será uma só: ruim. Cada opção significa a voltar a atenção para a tarefa e tempo para se reorientar. Este processo não é nem fácil nem instantâneo.

A lição é clara: permitir que os funcionários terminem o que começaram, mesmo que isso signifique que eles fiquem, ocasionalmente, sem nada para fazer. Eles serão ser muito mais eficazes e produtivos.

Lição No. 3: Elimine o "polimento da maçã"

É importante que todos saibam quando atingiram de "bom o suficiente".

A equipe de liderança de projetos da Daiwa House reconhece esta questão - que eles chamam de "polimento da maçã". Antes de cada tarefa, eles fornecem os critérios para avaliação do reultado. E comunicam a importância de evitar polir maçãs com freqüência. Ao longo da execução, compartilham com os engereiros suas impressões, constantemente, com o objetivo de levá-los a se esforçarem para encontrar maneiras de fazer o que estão fazendo de uma forma ainda melhor.

O Sr. Matsuyama riu quando perguntei como os membros de sua equipe aceitaram prontamente a necessidade de parar de polir maçãs. A resposta? "Embora seja vital para o sucesso do projeto, é preciso gestão constante e ativa".

Lição No. 4: Não defina tarefas em excesso.

"Definição de detalhes não ajuda a compreensão. Aumenta o mal-entendido", reforçaram os líderes de projeto da Daiwa House.

"Detalhes" na definição das tarefas, bem entendido? Não quanto às especificações. É correto deixar que membros da equipe usem sua experiência e bom senso para fazer o trabalho.

Nesse sentido, eles também mencionaram o uso extensivo de prototipagem como uma maneira de determinar detalhes de implementação. "Prototipagem" não é uma palavra comumente usada em conjunto com "implementação SAP". É quase tão incomum como a frase "antes do previsto." Com a equipe certa, porém, acaba por ser totalmente viável e vale a pena o esforço.

Lição No. 5: Seja agressivo sobre os objetivos para melhoria dos negócios.

Um princípio fundamental da próxima geração de TI é o de que não existem mais projetos de TI. O foco real não é ïmplantação SAP".

No caso da Daiwa House, o objetivo primário da implementação era o de sempre: apoio à gestão, particularmente na contabilidade, recursos humanos, e área de conformidade, fornecendo uma visão mais coerente de informações da empresa. Os principais benefícios comerciais esperados eram fechar os livros mais rapidamente, melhorar a gestão de RH, e suportar requisitos de conformidade internacional.

Ao longo do tempo, porém, a equipe do projeto se tornou mais agressiva na definição melhorias de negócios. Desenho de processos diferentes e melhores práticas, habilitadas pelo novo software, tornaram-se parte formal do esforço. O foco mudou, da implementação SAP tradicional para a descoberta de como tirar proveito dos recursos adicionais do sistema para melhorar a implementação de processos de negócio e práticas de entrega.

A experiência Daiwa House valida o princípio. Apesar do nome, este projecto não foi uma implementação SAP. Foi uma iniciativa de melhoria de negócios que dependiam, em parte, a implementação SAP.

Lição No. 6: Forneça uma visão holística para todos os membros da equipe.

Em qualquer projeto, é fácil para os participantes desenvolver a visão de túnel, com foco estreito sobre as suas própeias tarefas e responsabilidades. Isso pode resultar em uma coleção de peças - excelentes quando considerado apenas em seus próprios méritos - que não se encaixam em um todo coerente. O pessoal da Daiwa House foi claro sobre a importância de manter em todos os membros da equipe um sentimento do todo, nas avaliações às suas responsabilidades individuais.

Implementações de ERP ganharam uma má reputação, em que o antes tarde do que nunca é considerado muito bom, e o fora de controle é considerado comum. Há sempre mais maneiras de fazer algo errado do que de fazer algo certo. Além disso, o ato de definir uma implementação de ERP contribui para a probabilidade de resultados decepcionantes.

A experiência da Daiwa House demonstra que, apesar dos problemas serem comuns nesses tipos de implementações, eles estão longe de serem inevitáveis. Ainda melhor, demonstra que o sucesso não é um acidente estatístico. É o resultado de uma boa liderança, gestão e técnica.